Starten met strategische personeelsplanning in het onderwijs

Starten met strategische personeelsplanning

Veel onderwijsprofessionals gaan nu of binnenkort met pensioen. Geen probleem met voldoende aanwas. Alleen die aanwas, juist daar schort het aan. Trajecten voor herintreden en zij-instromen zijn zeldzaam. En überhaupt starten veel te weinig afgestudeerde docenten daadwerkelijk met lesgeven in het voortgezet – of middelbaar beroepsonderwijs. Dat momenteel 10% van de lessen in het VO uitvalt, voorkom je met vooruitdenken.

Wat is strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Strategische personeelsplanning is een gereedschap waarmee je een visie ontwikkelt op de toekomst van je personeelsbestand. Dat is iets anders dan de operationele personeelsplanning (het rooster van morgen en volgende week). Strategische personeelsplanning is werken aan de toekomstbestendigheid van jullie personeelsbestand. Zorgen voor een goede mix tussen jong en oud, fulltime en parttime, beginnend en ervaren en in lijn met de vastgelegde onderwijsvisie.

Waarom strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Strategische personeelsplanning is belangrijk voor elke organisatie. Verschil met het bedrijfsleven? In het bedrijfsleven ontstaat meestal niet direct de situatie dat een groep van circa 30 klanten (leerlingen/studenten), niet geleverd krijgt, zodra een medewerker vertrekt of uitvalt. Welbeschouwd is strategische personeelsplanning in het onderwijs nog belangrijker dan in het bedrijfsleven. Ooit een school gezien die met ‘overcapaciteit’ werkt?

Hoe doe je strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Strategische personeelsplanning bestaat (ook) in het onderwijs uit vier onderdelen:

• Analyse van je huidige personeel
• Onderzoek naar toekomstige behoefte
• Definiëren van acties en oplossingen
• Samenstelling plan van aanpak

Eventueel zijn deze onderdelen uit te splitsen naar acht bouwstenen, zoals gebeurt in het wetenschappelijke artikel Strategische Personeelsplanning: hoe pak je het aan? over de aanpak van strategische personeelsplanning. Al 10 jaar geleden stond strategische personeelsplanning in de top 3 van aandachtspunten voor HR, lees je in het artikel.

Wat zijn de uitdagingen bij strategische personeelsplanning?

En ook toen waren de belangrijkste uitdagingen in onderwijsorganisaties al bekend – op basis van een casestudie bij 14 universiteiten (onderwijsorganisaties!) in Nederland. Namelijk: het overtuigen van de Raad van Bestuur van het belang van strategische personeelsplanning, de spanning tussen centrale en decentrale (HR per faculteit of onderwijslocatie) planning en gebrek aan visie. Bovendien is ‘het organiseren van een vlootschouw een uitdaging en het objectief beoordelen van personeel eveneens’. Op pagina 14 van genoemd artikel staan tevens de belangrijkste verschillen tussen strategische personeelsplanning in onderwijs en in bedrijfsleven:

1. onderwijsorganisatie werken budgetgestuurd
2. opleidingslocaties (scholen) werken sterk autonoom, weinig centraal
3. professionele ‘bureaucratie’ (schooldirecteuren handelen autonoom)

Waar beginnen met strategische personeelsplanning in onderwijs?

Stap 1: Definieer je doelen en personeelsbehoeften

Start strategische personeelsplanning met duidelijk geformuleerde doelen. Wat zijn de langetermijndoelen van je organisatie? En welke veranderingen kunnen zich in de toekomst voordoen, zowel extern als intern, zoals vergrijzing van het personeelsbestand? Verkrijg inzicht in de benodigde werknemers voor de toekomst.

Stap 2: Voer een diepgaande contextanalyse uit

Analyseer zorgvuldig externe invloeden zoals markttrends en technologische ontwikkelingen, evenals interne factoren zoals bedrijfscultuur. Deze contextuele inzichten bieden breder perspectief en flexibiliteit bij het vormgeven van je personeelsplan. Zorg dat je niet alleen op de huidige behoeften inspeelt, maar ook voorbereid bent op toekomstige uitdagingen.

Stap 3: Analyseer je huidige personeelsbestand

Neem vervolgens je huidige personeelsbestand onder de loep. Beoordeel niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwalitatieve aspecten zoals functies, opleidingsniveaus, kennis, ervaring en de ontwikkeling van medewerkers. Voorspel op basis van de huidige situatie de verwachte in- en uitstroom in de komende jaren.

Stap 4: Afstemming van het personeelsplan

Vergelijk nu de resultaten van de eerste twee stappen. Beoordeel of zowel de aantallen als de kwaliteiten van je personeelsbestand aansluiten bij de toekomstige behoeften. Identificeer waar tekorten zijn en waar aanvullend personeel nodig is.

Stap 5: Plan van aanpak

Ontwikkel vervolgens een plan van aanpak. Welke medewerkers kunnen worden opgeleid? Welke nieuwe talenten kun je aantrekken? Vaak is de oplossing een combinatie van bijscholing van huidige medewerkers en het aannemen van nieuw personeel. In sommige gevallen is het ook noodzakelijk om afscheid te nemen van bepaalde medewerkers.

Wie doet strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Goede strategische personeelsplanning gebeurt op locatie. Daar ter plekke is de analyse nodig en alleen daar hebben acties hun effect. De voornaamste succesfactor is de aanwezigheid van HR capaciteit en strategische HR expertise op individuele scholen. Te vaak bestaat HR op school uit niet meer dan een persoon die contracten maakt en de loonadministratie doet. Een paar uur in de week, naast het werk als docent, teamleider of directeur. Wat is nodig? Een HR strateeg, géén HR medewerker – niet voor een paar uur, maar voor een paar dagen per week. Het VO kan hier een voorbeeld nemen aan het MBO onderwijs.

Wat is de opbrengst van strategische personeelsplanning?

Alleen een onderwijsorganisatie die weet hoe zij er nu exact voor staat en goed scherp heeft wat zij qua personeel de komende jaren nodig heeft, is in staat om goed beleid te ontwikkelen voor instroom, doorstroom en uitstroom. Op middellange termijn bestaan de opbrengsten uit minder lesuitval, minder werkdruk, minder ongewenste uitstroom. Wat direct leidt tot een betere belastbaarheid, betere leerresultaten en een beter imago. Het heeft de hoogste prioriteit om nu aan de slag te gaan met de aanpak van strategische personeelsplanning (link naar het eerder genoemde artikel).

Meer weten over strategische personeelsplanning in het onderwijs?

Lees het blog over strategisch personeelsplanning in het onderwijs ‘done right’.

Meer weten over formatie?

Benieuwd welke uitdagingen het MBO heeft qua personeel de komende jaren?

Lees hier over personeelsuidagingen in het MBO ➜

Benieuwd naar 4 tips om medewerkers in het VO te behouden en de werkdruk te verlagen?

Lees hier tips voor behoud van VO medewerkers ➜

Weten waar de knelpunten zitten voor het VO in de formatie?

Lees meer over VO formatie ➜

Het lerarentekort bestaat niet (wel een mismatch)

Waarom het lerarentekort niet bestaat? Lees het blog over de mis­match in het on­der­wijs.