Timemanagement voor docenten

Een bomvolle agenda en taken die zich maar blijven opstapelen: veel docenten worstelen met tijdtekort, soms met uitval tot gevolg. De oplossing? “In elk geval niet je to-do-lijstje,” zegt planningsexpert Ank Kampman.

Het onderwijs is een prachtig, maar ook een veeleisend vak. Een rapport van TNO liet onlangs nog zien dat ruim een kwart van de docenten regelmatig kampt met stressklachten. Veel docenten zeggen hetzelfde: er is te veel te doen en te weinig tijd.

Ook de docenten die bij onderwijstrainer Ank Kampman aankloppen kampen vaak met stressklachten. De oplossing ligt volgens Ank in een combinatie van anders plannen, keuzes maken en mondiger zijn.

Als je deze vaardigheden niet voldoende bezit kan de werkdruk nog zwaarder voelen. “En daar is écht wat aan te doen,” vertelt ze vanuit haar praktijk in Sneek: “Natuurlijk hebben externe factoren invloed, maar als je zelf aan de slag gaat met timemanagement vind je je rust terug en krijg je weer tijd en energie voor waar het echt om draait: lesgeven.”

Plan ook het werk buiten je lessen

De lessen van de docenten die bij haar in de praktijk komen zijn meestal tiptop voorbereid merkt Ank.  De taken daarom heen krijgen minder aandacht: “Het werk zonder de leerlingen – administratie, overleg, kleine klusjes – staat vaak nergens ingepland,” legt Ank uit.

Juist daar gaat het mis: een lege agenda geeft het gevoel dat er ruimte is voor nóg een vergadering of nog een klus tussendoor, terwijl de werkelijkheid anders is. “Dan denk je: oh, die afspraak kan er nog wel bij. Maar feitelijk kan het niet, want die tijd is allang vergeven aan allerlei kleine taken die nergens staan opgeschreven.”

Timemanagement valkuil: Waarom een to-do-lijst niet werkt

De klassieke to-do-lijst helpt daarbij niet. Integendeel, zegt Ank. “Het lijstje komt nooit af en schuift eindeloos door.  Je creëert alleen maar onrust. Je denkt dat je controle hebt, maar je maakt jezelf eigenlijk alleen maar drukker.”

Volgens Ank zijn veel docenten daarnaast geneigd om brandjes te blussen. “Als in een vergadering wordt gevraagd wie iets kan oppakken, steekt vaak degene die de stilte niet verdraagt zijn hand op. Dat geeft even een “rush” omdat je helpt en actie onderneemt, maar een half uur later komt het besef: wat betekent dit eigenlijk voor mij, en hoe ga ik dit voor elkaar krijgen?”

Planning met tijdsblokken

Daarom pleit Ank voor een fundamenteel andere manier van plannen. In plaats van losse lijstjes adviseert ze te werken met tijdsblokken in de agenda. “In je hoofd lijkt alles te passen, maar op papier kom je erachter dat zestien taken in een dag onmogelijk zijn. Door het aan tijd te koppelen, dwing je jezelf om keuzes te maken.”

Die tijdsblokken moet je ook respecteren: “In het onderwijs zijn wij heel erg snel geneigd om continu te kiezen voor kortetermijnoplossingen. Nee, die ouder die mailt even… oh, dat is een probleem, ik reageer nu meteen. In plaats van: moet ik nu reageren of kan ik dat ook doen op het moment dat ik er tijd voor heb gemaakt?”

Rust inplannen en keuzes maken

Plannen gaat over meer dan alleen werk. Ank raadt docenten aan om ook hersteltijd bewust in te plannen: pauzes, een moment voor koffie, of zelfs een kwartier om de administratie af te ronden. “We vergeten vaak dat rust óók onderdeel is van een effectieve planning. Als je alles volpropt, blijft er geen ruimte om op adem te komen, en dat is precies wat je nodig hebt om duurzaam in het onderwijs te kunnen werken.”

Timemanagement betekent ook prioriteiten stellen én nee zeggen. “Één van de belangrijkste vragen die ik altijd stel als het gaat over planningen is: ‘ben je hier verantwoordelijk voor, of vóel je je verantwoordelijk voor?’ Dat maakt een wereld van verschil.”

Kun jij ook wel wat meer planningsvaardigheden gebruiken? Tijdens de Onderwijs InspiratieDag op 30 oktober neemt Ank je mee in de wereld van timemanagement.

Gratis ticket workshop