Zoals elk jaar staat deze periode bij de scholen en onderwijsinstellingen in het teken van de formatie. Directeurs, managers, teamleiders en HR-personeel zijn bezig plannen te maken voor het komende jaar. Maar anders dan andere jaren hebben we dit jaar te maken met een pandemie. Hoe spelen scholen hierop in? Wat voor effect heeft dit op formatieplannen?
Om hier achter te komen zijn we in gesprek gegaan met een aantal schoolleiders & managers vanuit verschillende sectoren. De komende weken leest u wat hun uitdagingen en ervaringen zijn.
De uitdagingen van een teamleider in het VSO
Afgelopen week spraken wij met Lammy Koers. Zij is als teamleider werkzaam bij Spanker, een VSO school in Kampen. In deze blog lees je hoe deze school omgaat met de formatie en hoe corona daar invloed op heeft. Daarnaast vertelt Lammy hoe zij binnen de onderwijsinstelling leerlingen gemotiveerd houden tijdens corona, hoe zij nieuwe collega’s in deze tijd werven en voor welke andere uitdagingen zij staan.
Onveranderde aanpak
Lammy geeft aan dat er ieder jaar rond november een begroting wordt gemaakt aan de hand van het aantal te verwachten leerlingen vanuit het speciaal en regulier onderwijs. Daarop voortbordurend wordt bij het bovenschoolse management aangegeven wat zij nodig denken te hebben aan FTE’s voor het komend schooljaar. In januari kan het personeel via een belangstellingsformulier hun wensen en verwachtingen als medewerker van de onderwijsinstelling aangeven. Vervolgens wordt het Plan van inzet besproken, waarin gekeken wordt naar het aantal te verwachten leerlingen. Op basis daarvan wordt de verdeling van leerlingen over de verschillende groepen gemaakt. Omdat deze school regionaal opereert, blijft het altijd een schatting. Deze vso-instelling heeft transparantie heel hoog in het vaandel staan. Dit jaar, met corona, is deze manier van aanpak onveranderd gebleven.
Het werven van nieuwe docenten
“Voor het werven van docenten stellen wij een aantal criteria. Nieuwe docenten moeten beschikken over flexibiliteit, digitale vaardigheden, kunnen differentiëren in didactiek en pedagogiek en kennis, ervaring en affiniteit met de doelgroep hebben.”
Een kwartier voor ICT
Spanker heeft een initiatief dat zij “het ICT-kwartiertje” noemen. Het hele jaar door krijgen de medewerkers één keer in de maand de mogelijkheid om extra ondersteuning te krijgen op het gebied van bepaalde ICT-vaardigheden en het gebruik van online tools & apps. Lammy geeft aan dat Spanker van plan is rekening te houden met de flexibele schil. Twee huidige parttimers hebben aangegeven dat zij wel altijd beschikbaar zijn om extra uren te willen werken als dat nodig is. Er wordt dan ook weinig aanspraak gemaakt op externe inhuur.
“Het is heel opvallend dat er vrijwel geen ziekteverzuim is. De collega’s zijn erg gemotiveerd om les te geven.”
Vlak voor de coronasituatie begon, heeft Spanker werkdrukgelden ontvangen. Die zijn ingezet voor extra administratiedagen voor docenten. De docenten mogen deze vrij inzetten. Nu tijdens de corona-crisis heeft de school zich ingeschreven voor een subsidieproject voor NT2 onderwijs. Mochten zij coronagelden ontvangen dan wordt dit ook gebruikt voor NT2 onderwijs.
Het motiveren en faciliteren van de medewerkers
Lammy vindt dat medewerkers naast transparantie ook waardering nodig hebben om gemotiveerd te blijven. Daarmee bedoelt zij dat de behaalde resultaten worden besproken, maar ook is het van belang te bespreken wat je nodig hebt en te weten hoe het met de medewerker zelf is. Omdat het een kleine organisatie is met een managementteam van drie personen zorgen zij ervoor dat er altijd wel iemand op locatie is, die de medewerkers aan kunnen spreken.
Gesprekken HR cyclus
Tijdens het voeren HR-gesprekken wordt besproken wat de bijdrage van medewerkers is aan de doelen van de school. Ook inventariseert het management waar de behoeften tot ontwikkeling liggen. Er zijn nascholingsgelden voor trainingen, cursussen of jaaropleidingen beschikbaar voor de medewerkers. Tijdens de gesprekken kunnen zij kenbaar maken voor welke cursus of training ze in aanmerking willen komen. Collega’s krijgen nieuwe laptops en andere middelen om bijvoorbeeld het thuiswerken in te richten. Vanuit de onderwijsinstelling ontvangen medewerkers presentjes en kaartjes. “Er is veel waardering voor het personeel. Dat wordt ook getoond door de persoonlijke benadering”, aldus Lammy.
Twee scenario’s
Spanker heeft met scenario’s gewerkt. Zij hebben steeds vooruitlopend op de persconferenties teamvergaderingen gehad. Daaruit worden twee scenario’s geschetst en deze worden de volgende dag met het relatief kleine team besproken. Zo was er bijvoorbeeld het scenario van de algehele schoolsluiting. Daarbij zou iedereen overschakelen naar onderwijs via Teams en aangepaste lesmethodes. Ook is omschreven waar alle lespakketten en lesmateriaal te vinden zijn voor het geval dat docenten uitvallen. Dit loopt nu nog door. Om de anderhalve meter aan te houden, wordt er voorlopig nog vast gehouden aan halve groepen op locatie.
Keuze van de docent
Als een docent niet naar school wil gaan vanwege corona wordt dit gerespecteerd. De docent mag dan thuis blijven werken. Als een docent weer op school wil werken, zorgt de school voor aanpassingen in de lokalen. Dit heeft verder geen invloed op de formatie. Iedere docent mag tot op zekere hoogte zelf bepalen of zij thuis of op locatie werken. Dit gaat vooral om werkzaamheden buiten de lestijden om.
Leerlingen motiveren tijdens corona
De onderwijsinstelling waar Lammy werkzaam is, mag geen leerlingen werven of open dagen organiseren. Zij mogen wel met een stand aanwezig zijn bij informatieavonden, maar het geven van workshops en voorlichting is niet toegestaan. De reden is dat leerlingen eerst naar het regulier voorgezet onderwijs gaan. Als dan blijkt dat zij speciaal onderwijs nodig hebben, kunnen zij zich aanmelden bij een vso-school. De coronacrisis heeft geen directe invloed op het leerlingenaantal. Soms krijgen zij gedurende het schooljaar leerlingen van andere scholen die dan in een groep worden geplaatst. Lammy geeft ook aan dat leerlingen van zichzelf heel gemotiveerd zijn om naar school te komen.
Minder motivatie bij volledig thuisonderwijs
Toen er sprake was van volledig thuiswerken, waren er wel leerlingen waarbij de motivatie was weggezakt. Met name bij leerlingen met een cognitief niveau die wat meer praktijkgericht zijn. Die leerlingen kregen een pakket thuisbezorgd om hen bezig te houden. Ook organiseerde Spanker een fotowedstrijd met een bepaald thema. Deze foto’s werden aan het eind van de week naar alle leerlingen gestuurd.
Tenslotte stelden we de vraag: Stel je mag een dag op de stoel zitten van minister-president Rutte, wat zou jij dan als eerste doorvoeren in deze tijd en waarom juist dit?
“Met meer geld en tijd binnen onderwijsinstellingen kan het onderwijs mooier worden gemaakt. Tijd om te kunnen innoveren als organisatie.” - Lammy Koers
Weinig problemen door Corona
Over het algemeen heeft deze kleine VSO school weinig last ondervonden van de coronacrisis. Dat komt met name omdat het team van betrokken docenten goed heeft in weten te spelen op de situatie. Er is snel geschakeld en er is een open en veilige cultuur. Iedereen, ook de leerlingen zelf, weten waar ze aan toe zijn. Betrokkenheid naar elkaar en waardering zijn de sleutelwoorden.
Andere ervaringen
Benieuwd naar hoe andere onderwijsprofessionals zijn omgegaan met het formeren in de coronacrisis? Lees dan vooral ook deel 2, deel 3, deel 4, deel 5 en deel 6 van deze serie!
Formeren in tijden van personeelstekort?
Goed nieuws: personeelstekort bestaat niet. Het is vooral een kwestie van een mismatch.
