Formeren tijdens de coronacrisis 2

23-03-2021

Deze periode staat bij scholen en onderwijsinstellingen in het teken van de formatie. Elk jaar rond deze tijd maken directeuren, managers, teamleiders en HR-personeel plannen voor het komende schooljaar. Wij vragen ons af welke invloed het coronavirus heeft op dit proces. 

Wij zijn in gesprek gegaan met een aantal schoolleiders en managers vanuit verschillende sectoren om erachter te komen hoe scholen hier op in spelen en voor welke uitdagingen zij staan. De komende weken lees jij hun verhaal.

Deze week spraken wij met Joep Zewald, een opleidingsmanager die werkzaam is bij het Nova College. In deze blog lees je hoe zijn afdeling de formatie aanpakt en welke invloed corona daar op heeft. Joep vertelt ook hoe het Nova College omgaat met de digitalisering van het onderwijs tijdens de coronacrisis, hoe de organisatie nieuwe studenten werft en op welke manier zij hun medewerkers ondersteunen.

De aanpak van het formatieproces 

Het Nova College begon afgelopen november met de start van het formatieproces en het samenstellen van het onderwijsaanbod voor het komend schooljaar. De school houdt rekening met medewerkers die van baan wisselen, ouderschapsverlof of seniorenverlof opnemen en andere factoren waardoor zij wellicht meer of minder uren gaan werken. Het formatieproces is niet veranderd ten opzichte van vorig jaar. Het grootste verschil is dat het onderwijsaanbod dit jaar gekrompen is en dat de school nu terug lijkt te gaan naar het oude onderwijsaanbod. Dit jaar was er een daling van ongeveer 30% in de lesgroepen. Als de school weer teruggaat naar 100% betekent dit dat er meer lesgroepen komen. Het Nova College moet dan bekijken of uitbreiding van de groepen en docenten mogelijk is. Volgens Joep blijft de grote vraag of die 100% wel mogelijk is volgend schooljaar. Dit hangt af van de ontwikkelingen rondom het coronavirus en de impact die het virus heeft op het onderwijs.

Het onderwijsaanbod

Joep geeft aan dat het Nova College rekening houdt met het onderwijsaanbod van twee jaar terug. Toen werd er gekeken of de school voldeed aan de verwachtingen en de geformuleerde doelstellingen. Er is ook gekeken naar hoe andere vavo-instellingen het deden. Zodoende is er een bepaald onderwijsaanbod samengesteld. Door het coronavirus is daar dit schooljaar verandering in gekomen. Zij moesten deels overgaan op het verzorgen van digitaal onderwijs. Er is gekeken naar het onderwijsaanbod per locatie, en de lestijden. Het Nova College richt zich voor het komend schooljaar op het onderwijsaanbod dat voor de coronacrisis is samengesteld.

De verschillende scenario’s

Het afgelopen jaar heeft het Nova College twee scenario’s gemaakt. Eén scenario is gemaakt om normaal fysiek onderwijs te verzorgen en het tweede scenario was werken op locatie met 70% van het aantal studenten. In beide gevallen heeft het Nova College zich gericht op het zoveel mogelijk fysiek onderwijs geven. Uiteindelijk hebben zij zich gehouden aan het tweede scenario. “Dat was wel fijn want zo konden wij fysiek onderwijs geven op anderhalve meter. Aan de andere kant heeft het ook gezorgd voor minder lesgroepen waardoor een aantal tijdelijke contracten niet werden verlengd.” Op basis van de 70 procent instroom is er gekeken naar de grootte van de lokalen en de invulling van het onderwijs: Zoveel mogelijk fysiek en waar nodig hybride onderwijs of minder contacturen en werken met bijvoorbeeld leerdoelkaarten.

De opleidingsmanagers hebben nu wekelijks contact met elkaar over het onderwijsaanbod van komend schooljaar. De plannen voor het komend schooljaar zijn er al maar het Nova College houdt rekening met eventuele veranderingen naar aanleiding van de persconferenties omtrent Covid-19, zeker als er veranderingen komen voor het vavo.

Onderwijs op locatie verzorgen

Binnen het Nova College is er vrijwel niemand die vanwege corona niet op locatie les wil geven. Aan het begin van het schooljaar waren er zorgen bij een aantal docenten, maar de school ondervond geen problemen. Tijdens de startvergadering is er als team besloten om mondkapjes te gaan dragen, ondanks dat dit nog een advies van de overheid was. Op deze manier hebben zij als team de zorgen van de bezorgde docenten erkent en daarnaar gehandeld. 

Het Nova College zelf geeft aan het liefst fysiek onderwijs te willen verzorgen. Zodra een docent aangeeft, om wat voor reden dan ook, dat hij of zij zich daar niet prettig bij voelt wordt er geschakeld naar online onderwijs. Aan het begin van het schooljaar heeft elke klas, voor elk vak, een Teams omgeving gekregen, zodat zij gemakkelijk alles wat zij nodig hebben kunnen raadplegen. Deze beslissingen hebben geen invloed gehad op de formatie van het Nova College.

De inzet van subsidiemogelijkheden

Het Nova College ontvangt net als veel andere onderwijsinstellingen coronagelden. Deze gelden gebruiken zij voor extra ondersteuning van docenten. Zo is er bijvoorbeeld extern personeel ingezet om te surveilleren. De docenten hebben op deze manier tijd voor andere werkzaamheden, zoals extra toetsen maken, het nakijken van opdrachten en het voorbereiden van lessen. Door de inzet van extern personeel worden docenten ontlast van extra werkdruk. De school zorgt met de coronagelden ook voor extra lesuren van vakken waarin er een achterstand is opgebouwd door studenten.

De invloed van digitale vaardigheden

“Ons uitgangspunt zal altijd klassikaal lesgeven zijn”, benadrukt Joep. Door corona is het onderwijs het afgelopen jaar bijna volledig gedigitaliseerd. Uit de ervaring van Joep blijkt dat online lessen kwalitatief lager scoren dan lessen op locatie. Het uitgangspunt van het Nova College blijft dan ook om fysieke lessen te verzorgen. Daarbinnen is het mogelijk om varianten te bedenken waarbij de opgedane kennis over digitaal onderwijs worden ingezet en het programma verrijkt. Het komende schooljaar wil het Nova College het merendeel van het onderwijs op locatie verzorgen.

Wel vindt Joep het relevant dat de kennis die is opgedaan door het gebruik van online tools in te blijven zetten, waar nodig. Zo heeft Joep het plan om lesuitval te minimaliseren. Joep zegt daarover: “In het verleden kon een docent, om wat voor reden dan ook, niet naar school komen en dan viel de dag uit. Met het gebruik van online tools kan een docent vanuit huis alsnog de les verzorgen als dat mogelijk is. Maar het zal niet van invloed zijn op het bestaande programma.”

Het werven van nieuwe docenten 

Het coronavirus zorgt niet voor extra uitdagingen bij het werven van nieuwe docenten. Joep geeft aan dat de grootste uitdaging hetzelfde is gebleven. Dat is namelijk het vinden van docenten voor tekortvakken zoals Nederlands, scheikunde, wiskunde en natuurkunde. 

Joep vertelt dat de meeste docenten aangeven dat zij een fysiek sollicitatiegesprek willen, wat ook zijn voorkeur heeft. Door het voeren van fysieke sollicitatiegesprekken krijg je een beter beeld van de kandidaat. Online kennismakingsgesprekken bieden wel meer flexibiliteit voor afspraken, geeft Joep aan. Zo kan een afspraak bijna altijd doorgaan, een coronasituatie heeft daar vrijwel geen invloed op.

Faciliteren en motiveren van medewerkers

Joep vertelt dat iedere docent van Nova College een laptop krijgt van de school met een account en alle benodigdheden. De docenten krijgen daarnaast ook de ruimte om benodigdheden aan te schaffen om het thuiswerken in te richten mocht dat nodig zijn. 

Voor de docenten die extra hulp nodig hebben met online tools is de I-coach in het leven geroepen. Deze I-coach plaatst op de website regelmatig tips en tricks voor docenten. Docenten leren hierdoor hoe zij Teams beter kunnen benutten. Daarnaast organiseert het Nova College webinars voor de medewerkers. Hierin komen deze tips en tricks aan bod, maar ook werkvormen die docenten kunnen toepassen in de les. 

De school focust op zowel de mentale als fysieke gezondheid van haar medewerkers. Dat gebeurt door het gebruik van Nova-fit. Hiermee toont het Nova College belangstelling voor de gezondheid van medewerkers. Zo kan men gebruik maken van bijvoorbeeld yogacursussen onder werktijd als daar behoefte voor is.  

Joep vertelt dat het Nova College aandacht stopt in het gemotiveerd houden en binden van de werknemers. Medewerkers ontvangen kleinigheidjes zoals bloemen en kaartjes, maar ook geschreven blogboekjes thuis. “Deze kleine attenties werken gewoon en ik geloof ook dat het echt past bij wat wij doen als organisatie.”, aldus Joep. Daarnaast heeft het Nova College bij elke teamvergadering een check-in met de docenten. De menselijke maat speelt een belangrijke rol bij zowel het motiveren als het binden van de werknemers. Het belangrijkste is dan ook volgens Joep: “Het tonen van begrip en het creëren van een veilige omgeving waarin iedereen z’n best kan doen en z’n ei kwijt kan. Dat is het belangrijkst!”.

Verwachte studentenaantallen

Volgens Joep verwacht het vavo-netwerk dat alles het komend schooljaar weer naar normaal gaat. De examenklassen zijn op vrijwel alle scholen fysiek doorgegaan, maar Joep denkt dat de onzekerheid die het coronavirus met zich meebrengt een belangrijke factor is. Studenten kunnen zich minder focussen op hun studie omdat zij zich wellicht zorgen maken of zij voldoen aan de eisen om te slagen, of de examens wel doorgaan of zij maken zich druk om hun familie. Joep geeft aan dat de slaag- en zakregeling weliswaar is aangepast, maar hij is ervan overtuigd dat studenten de voorbereidingen op het eindexamen zwaarder ervaren. Het gevolg daarvan is dat er mogelijk minder studenten slagen. Een deel van deze studenten stroomt dan bij het vavo in. De verwachting is dat er meer studenten zijn die via het vavo bijvoorbeeld een havo-certificaat willen halen voor een vervolgopleiding, maar ook studenten die hun studie gaan uitstellen tot alles in het onderwijs weer normaal wordt. “De last die studenten vorig jaar hebben gehad van corona was kleiner. Het grootste gedeelte van dat schooljaar was nog normaal”, vertelt hij. Desondanks denkt Joep zelf dat het studentenaantal volgend schooljaar hetzelfde gaat blijven binnen het Nova College, hooguit 10% meer. 

Meer aandacht voor de studenten

De docenten van het Nova College proberen meer aandacht te besteden aan het wel en wee van de studenten. Zij geven meer aandacht aan ze en vragen vaker waar studenten tegen aan lopen voordat de les start. Op deze manier willen zij beter inspelen op de behoefte van een student en de studenten op maat bedienen. Docenten hebben soms de neiging om direct les te geven. Nu moeten we meer oog hebben voor hoe het met een student gaat. Het gaat om het sociaal raken van de belevingswereld van een student.  Hierover zegt Joep: “Het zijn de social-skills, en eigenlijk vind ik dat een docent daar sowieso veel aandacht voor moet hebben.”  

Het werven van nieuwe studenten

Om nieuwe studenten te werven maakt het Nova College gebruik van de eigen website. Het marketingteam heeft een presentatie gemaakt waarin het verhaal van het Nova College wordt verteld. Zodra studenten zich aanmelden voor een open huis, zoals zij dit noemen, krijgen ze deze presentatie toegestuurd. Omdat elke student een specifieke of persoonlijke vraag heeft over de school of opleiding wordt er persoonlijk contact gezocht. Op deze manier wordt iedere potentiële nieuwe student op maat bediend. Deze manier van werven heeft het Nova College vorig jaar in het leven geroepen en werkt heel goed voor de onderwijsinstelling. Zij hebben bewust niet gekozen voor de aanpak zoals vele andere scholen het doen met algemene presentaties. Joep zegt: “Geen enkele leerling op het vavo komt voor het algemene programma. Iedereen heeft namelijk zijn eigen vraag.” De doorlopende bellijst die ontstaat door deze manier van werven ziet Joep in de toekomst graag blijven. Volgens hem zorgt dit voor een positieve ervaring van de potentiële nieuwe studenten. Zij krijgen het gevoel dat zij serieus worden genomen en dat er aandacht is voor hun vraag. 

Het antwoord op de slotvraag: Stel je mag een dag op de stoel zitten van Rutte, wat zou jij dan als eerste doorvoeren in deze tijd en waarom juist dit?
“Ik zou niet veel anders doen. Ik denk dat hij het supergoed doet. Je kan over alles wat zeggen, maar zijn belangrijkste opmerking was: “We kunnen over elke maatregel, over elke opmerking zeggen wat er niet goed aan is, maar laten we met elkaar in ogenschouw nemen waarom we doen wat we doen. Dat is dat we zo snel mogelijk uit deze situatie komen.” Ik heb best waardering voor de keuzes die hij daarin maakt. We moeten met elkaar even volhouden.”- Joep Zewald, opleidingsmanager Nova College

Het Nova College heeft de coronacrisis aangepakt door zich te richten op hetgeen waar de school in gelooft: zoveel als mogelijk fysiek onderwijs verzorgen. Ondanks de coronamaatregelen heeft de school dit uitstekend voor elkaar gekregen. Het Nova College heeft een positieve blik op de toekomst. Zij verwachten volgend schooljaar weer volledig fysiek onderwijs te verzorgen

Andere ervaringen

Benieuwd naar hoe andere onderwijsprofessionals zijn omgegaan met het formeren in de coronacrisis? Lees dan vooral ook deel 1deel 3 en deel 4 van deze serie!
 

Nieuws & Blogs

09-04-2021

Formeren tijdens de coronacrisis 4

Deze keer spraken wij met Rita van der Hem, opleidingsmanager van de zorgopleidingen bij ROC TOP. Zij vertelt ons over de aanpak van het formatieproces, de verschillende scenario’s die zijn ingericht rondom de coronacrisis en hoe zij de beschikbare overheidsgelden inzet binnen haar opleidingen. Daarnaast vertelt zij over de ontwikkeling van de studentenaantallen binnen de zorgopleidingen en tegen welke andere uitdagingen de organisatie aanloopt als het gaat om het werven van nieuwe medewerkers.
Lees meer
02-04-2021

Webinar: Afstandsonderwijs en de ontwikkelkansen voor docenten

Het afstandsonderwijs heeft docenten geconfronteerd met grote en kleine uitdagingen. Veel docenten hebben daardoor in sneltreinvaart een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Om deze ontwikkeling vast te houden en verder uit te breiden moeten we er actief mee aan de slag.
Lees meer
31-03-2021

Formeren tijdens de coronacrisis 3

Afgelopen week hebben we gesproken met Bartha Huijberts, interim-manager bij het College Gezondheidszorg & Welzijn van een groot ROC in Zuid-Holland. In deze blog lees je hoe zij met haar MT-collega’s de formatie aanpakt en hoe corona daar invloed op heeft. Zij vertelt ook tegen welke uitdagingen de organisatie aanloopt als het gaat om het motiveren van werknemers en studenten.
Lees meer
Metafoor Onderwijs gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.