“Schaarste vraagt niet om snelheid, maar om scherpe keuzes”

Hoe ga je van brandjes blussen naar rust in het team en een sterk onderwijsprogramma? Metafoor Directeur Sandra Schaft en senior recruiter Racha Saja delen de laatste inzichten over strategisch formeren in de praktijk.

De afgelopen vijf jaar is er veel geschreven over strategische personeelsplanning in het onderwijs. Besturen maken meerjarenplannen, HR-afdelingen ontwikkelen beleid en regionale samenwerkingen worden opgetuigd om tekorten gezamenlijk aan te pakken.

Op papier is de beweging dus ingezet. Nu moet de beweging van het papier af, de werkvloer opgebracht worden. En dat is niet altijd makkelijk, ziet Sandra Schaft: “Teamleiders en onderwijsmanagers opereren vaak nog vanuit een staat van urgentie[RS1] . ” Vertelt ze. “Ziekte, uitval en last-minute wijzigingen dwingen hen tot snelle oplossingen. Dat is geen fout of onwil, maar een logisch gevolg van systeemdruk. Maar het betekent ook dat niemand toekomt aan het dichtdraaien van de kraan.”

Om de volgende stap te zetten is het volgens Sandra en Racha nodig dat teamleiders en onderwijsmanagers slimme keuzes gaan maken binnen hun invloedsfeer én dat er een nauwere samenwerking komt tussen HR-afdelingen en de werkvloer.

Het fundament: een sterk basisteam

In gesprek met je team

Een van de belangrijkste keuzes die elke onderwijsmanager kan maken: eerder en transparanter het gesprek voeren met het team. Want, zegt Sandra. “als je niets zegt, vullen mensen het zelf in.”

“En dan komen ze bij ons terecht,” vult Racha aan. “docenten die zich onzeker voelen over hun aanstelling gaan verder kijken en solliciteren, bijvoorbeeld via ons. We vragen ze dan altijd of ze al in gesprek zijn gegaan met hun teamleider op hun huidige plek voor volgend schooljaar. Vaak is dit niet het geval.”

Door een simpel gesprek te voeren met je teamleden voorkom je dat je sterke krachten kwijtraakt. “Veel managers wachten met gesprekken omdat ze zelf nog geen zekerheid hebben,” merkt Sandra, “Dat is begrijpelijk, maar onzekerheid delen is beter dan zwijgen. Neem je team mee in het proces.”

Je team meenemen kan zelfs nog verder gaan. “Teams hebben zelf invloed op instroom én daarmee op de formatieruimte.” Vertelt Sandra. “Zorg dus dat de open dag niet wordt afgedaan met een afvinklijstje, maar maak er samen echt iets moois van.”

Inzicht in personeelsopbouw en schoolbrede regelingen

Ook inzicht in de eigen personeelsopbouw is cruciaal. Wie gaat met pensioen? Welke rollen zijn kwetsbaar? Waar zit intern potentieel? “Veel onderwijsmanagers kijken één jaar vooruit,” zegt Sandra. “Maar als je weet dat over drie jaar meerdere mensen vertrekken, kun je daar nu al op anticiperen.”

“Sommige scholen hebben zelfs potjes voor dit soort situaties,” vult Racha aan. “Dan is er bijvoorbeeld budget voor een dubbele bezetting in het laatste jaar voor pensionering van een docent zodat de overgang vloeiend gaat.”

Gek genoeg zijn dit soort regelingen niet altijd bekend bij onderwijsmanagers. “Daarom is die communicatie tussen verschillende afdelingen zo belangrijk,” benadrukt Sandra: “zoek dus als HR én als onderwijsmanagers regelmatig het contact met elkaar op.”

Duidelijkheid creëren over schaarsteprofielen

Nergens wordt het spanningsveld van onderwijspersoneel zo zichtbaar als bij de schaarsteprofielen. Vakgebieden als Nederlands, Engels en rekenen zijn structureel lastig te vullen. “Vaak komen onderwijsmanagers pas bij ons als de nood echt aan de man is,” vertelt Racha, “maar schaarste vraagt niet om snellere werving,” zegt Racha, “het vraagt om andere keuzes.”

Die keuzes beginnen bij voorbereiding. Te vaak wordt er gewacht met werven tot formatiecijfers definitief zijn. Dat voelt veilig, maar pakt in de praktijk vaak verkeerd uit. “Als je pas begint wanneer alles zeker is, ben je eigenlijk al te laat,” zegt Racha. “Schaarse kandidaten zijn dan al ergens anders begonnen.” Vroeg signaleren, zelfs bij onzekerheid, vergroot de speelruimte.

Lees hier de formatietips van Chama Aslimani van ROC Midden Nederland.

“En kijk ook eens goed naar wat er precies onzeker is en wat je kunt verhelderen,” Vult Sandra aan. Je kunt door onderzoek en analyse een veel beter beeld krijgen van je formatieruimte. Kijk bijvoorbeeld ook naar de trends in de samenleving. Zo zagen we bijvoorbeeld na corona een hogere instroom in de zorgopleidingen. En nu het onrustig is in de wereld kiezen juist meer studenten voor defensie.”

Ook op personeelstekorten kun je je voorbereiden, weet Racha: “Kijk behalve naar uitstroom ook eens naar instroom. Wie gaat er weg en waar komen de nieuwe docenten vandaan? Zo kijkt een van onze partners bijvoorbeeld naar de studentenaantallen op lerarenopleidingen in de regio. Als daar te weinig mensen instromen kan ze daar nu al op anticiperen.”

Ondersteuning en oplossingen

Timing en samenwerking

Als expert op het gebied van de werving van docenten is Metafoor Onderwijs een goede sparringpartner tijdens de formatie. Steeds meer onderwijsmanagers maken daar gebruik van en daar is Racha blij mee:  “Natuurlijk helpen wij graag als er per direct een docent nodig is. Maar als een school al in januari weet dat er in september een docent nodig is, kunnen wij veel meer betekenen,” legt ze uit. “Dan kunnen we vooruit werven, meedenken over haalbaarheid en kandidaten iets bieden wat aantrekkelijk voor ze is.”

Racha ziet bijvoorbeeld dat scholen steeds vaker vastlopen omdat vacatures te klein, te tijdelijk of te versnipperd worden aangeboden. “Veel kandidaten willen best werken in het mbo, maar niet voor twee maanden hier en drie maanden daar.” Legt ze uit. “Wij hebben vaak contact met meerdere onderwijsmanagers binnen een school en zelfs onderwijs managers in de regio. Als we vacatures op tijd horen kunnen we door combinaties te maken de beste kandidaten iets aanbieden wat aantrekkelijk voor ze is.”

Volgens Sandra zijn samenwerking binnen de school en regionale samenwerkingsverbanden onmisbaar om schaarste in het mbo aan te pakken. “Dit vraagt om eigenaarschap op zowel HR-  als onderwijsniveau. Door samen te werken kun je een grotere vuist maken.”

Lees hier hoe Jeanine Isenia en Leffert Klok door een focus op verbinding het nieuwe Entree-team van MBO Rijnland opbouwden.

Nadruk op eigenschappen en vaardigheden

Een langere aanlooptijd geeft ook de mogelijkheid om beter te kijken naar de eigenschappen van de gezochte docenten en zo duurzamere oplossingen te creëren. “Niet iedere docent past in elke constructie,” zegt Sandra. “Werken op meerdere locaties of in een flexibele rol vraagt bijvoorbeeld om een bepaald type docent.”

Racha herkent dat beeld. “We zien vaak dat deze manier van werken wordt opgelegd aan docenten die het misschien wél kunnen, maar er zeker niet blij van worden,” zegt ze. “Als je echt voor duurzaamheid wilt gaan, is het belangrijk om te kijken naar  de mens achter zowel je bestaande als je nieuwe krachten.”

Verder kijken dan diploma’s

Een opvallende verschuiving die Sandra en Racha zien, is de beweging van diplomadenken naar vaardighedendenken.  “We kijken steeds vaker naar de vraag: welke skills heeft iemand nodig om dit werk goed te doen?” zegt Sandra. “Niet alleen: welk papiertje heeft iemand.”

Dat betekent niet dat bevoegdheden verdwijnen, benadrukt ze. “Maar er zijn grijze gebieden: bijna-bevoegd, zij-instromers, mensen die binnen een jaar bevoegd kunnen zijn. Als je daar geen ruimte voor maakt, sluit je jezelf af van een groot deel van de arbeidsmarkt.”

Racha vult aan: “Bij een recente campagne voor docenten Nederlands kwamen kandidaten binnen die geen klassieke loopbaan hadden, maar wel het potentieel. Zonder die bredere blik hadden we die mensen nooit gesproken.”

Eigenaarschap en samenwerking

Volgens Sandra en Racha is formeringsrust dus geen utopie, maar wel een keuze. Een keuze voor eigenaarschap, voor samenwerking en voor het durven loslaten van reflexen die ooit logisch waren, maar nu niet meer werken. “Formeringsproblemen overkomen scholen niet alleen,” zegt Sandra. “Er is meer invloed dan vaak wordt gedacht. Maar je moet hem wel durven pakken.”